Een eerste natuurlijke reactie is vaak om hier ver van weg te blijven. Wanneer ik vraag of ze ook eens op deze manier willen werken, krijg ik vaak een angstige ‘nee bedankt’. Het maken van een procedureplanning is immers niet eenvoudig; het kost tijd en ze zijn bang om als adviseur ‘opgehangen’ te worden aan je zorgvuldig opgestelde planning. Het voelt veiliger om het proces te laten en geen vaste momenten met de opdrachtgever of het bevoegd gezag af te spreken. Want ja, wie wil in deze hectische markt nog meer druk op je eigen projecten leggen?
In ons werkveld zijn de opdrachtgevers vaak ontwikkelaars, projectmanagers van multinationals of het management van een MKB of industrieel bedrijf. Deze partijen hebben een doel voor ogen met een bepaald tijdspad en vertrouwen op jouw expertise als adviseur. Het vergunning proces is voor hen een ongrijpbaar onderdeel van iets veel groters, zoals de realisatie van een nieuw gebouw of een productielijn.
In de reguliere advieswereld zie ik vaak twee fenomenen ontstaan:
1. Men gaat mee in het enthousiasme van de opdrachtgever waarbij achteraf soms de planning van opdrachtgever niet haalbaar blijkt wat uiteraard zorgt voor teleurstelling aan beide kanten óf;
2. Je kan voor start van het project ‘temperen’ zoals dit geregeld door managers trots geroepen wordt. Hierbij wordt met opdrachtgever besproken dat de opdracht uitgevoerd kan worden maar pas gestart kan worden op een later moment waarbij een aantal goede argumenten genoemd worden om de opdrachtgever te proberen laten inzien dat dit óók in zijn beste belang is. Denk aan beperkte ambtelijke capaciteit, tegenvallende onderzoeksresultaten of het uitblijven van een advies van een specialist.
Ik denk dat dit beter kan en ook op een manier waarmee sneller begrip voor het proces gecreëerd kan worden.
Hoe ik dit aanpak met mijn procedureplanning?
Wanneer die potentiële opdrachtgever mij vraagt om mee te werken aan dat leuke project, start ik met het visueel maken van het tijdspad. Onze opdrachtgevers zijn niet onbekend met de vergunningprocedure en kennen de 8 weken + 6 weken verlenging en 6 weken bezwaar inmiddels wel uit hun hoofd. Nét in dat onderdeel van een procedureplanning zit niet de meeste toegevoegde waarde. De toegevoegde waarde van onze procedureplanning is echter om een realistisch beeld te creëren van het totale te doorlopen tijdpad. Wil de adviseur kunnen starten, dan moet de opdrachtgever vaak zelf nog een stukje huiswerk doen, uitgangspunten bepalen en beslissen van welk ‘fixed’ ontwerp we uitgaan.
Daarnaast is sinds de inwerkingtreding van de Omgevingswet de conceptfase bij het bevoegd gezag alsmaar belangrijker geworden. Wij hebben inmiddels voor circa 100 gemeentes in beeld gebracht hoe dit voortraject eruitziet en we vullen de database wekelijks aan. Dit ‘voortraject’ is veel bepalender voor het volledige tijdpad van een vergunningprocedure dan alleen de formele termijn. Daarbij valt bovendien op dat er niet één eenduidig voortraject bestaat voor verschillende overheden, maar dat de variatie groot is. Elke gemeente past een eigen variant toe. We zien grote verschillen, van één conceptverzoek van circa 6 – 8 weken tot vier separate fases die elk minimaal 3 – 4 weken in beslag nemen, maar wel allen doorlopen moeten worden vóórdat de vergunningaanvraag definitief ingediend mag worden. Tel daar de tijd bij op voor het opstellen van de aanvraag en bijhorende omgevingsonderzoeken en je komt zo op een termijn van 3 tot 5 maanden voordat een aanvraag definitief ingediend kan worden. Dat was voor de inwerkingtreding van de Omgevingswet uniformer.
In ieder geval, met mijn procedureplanning in de hand kan ik heel helder laten zien wáárom wij juist 3 – 5 maanden nodig hebben om de aanvraag voor te bereiden. Ik neem mijn opdrachtgever en het bevoegd gezag mee in het volledige tijdpad. Dit zorgt voor begrip naar ons als adviseurs en maakt de samenwerking tussen opdrachtgever, bevoegd gezag en andere betrokkenen alleen maar beter! Als adviseur aan de voorkant van een proces de regie nemen met een overzichtelijke planning geeft inzicht, begrip én juist ruimte. Gedurende het verloop van de vergunningprocedure kun je tijdig bijsturen of afstemmen als blijkt dat de procedureplanning niet haalbaar is máár wel met een reden die je direct zichtbaar kan maken.
Hoe gebruiken wij de procedureplanning ná definitieve indiening?
Daar is het moment waar we naartoe gewerkt hebben, we mogen namens de opdrachtgever op de digitale knop duwen! Vergunningaanvraag ingediend! In onze adviseurswereld lijkt het standaardbeeld te zijn ontstaan dat je dan maar gaat wachten tot je wat hoort van de andere kant van de tafel. Als proceduremanagers doen wij dat niet. Wij gaan niet achterover zitten en wachten. Wij hebben vóór de druk op die knop al nauw contact met de vergunningverlener en dan niet op de ‘doorduw’-manier, want ook wij zien de overbelasting bij vergunningverleners. We staan allemaal aan dezelfde kant met hetzelfde doel: het verkrijgen van een juridisch houdbare en sterke vergunning. En daarbij help je elkaar juist waar je kan. Onze opdrachtgevers zijn immers het meest geholpen met een vergunning die volledig en juridisch houdbaar is en niet met een slordig te snel afgegeven vergunning. Dus wij gaan waar mogelijk naast de vergunningverlener staan. Dat houdt in dat wij overleggen met de specialisten van de gemeente, voorstellen waar het zwaartepunt van de aanvraag ligt, en waar nodig het waterschap, Rijkswaterstaat of andere partijen betrekken.
We gebruiken dat voortraject om zoveel mogelijk vragen te beantwoorden zodat we voorkomen dat grote verzoeken tot aanvullingen door het bevoegd gezag gedaan moeten worden. Dit alles breng ik in beeld in die eerdergenoemde procedureplanning. Wanneer zijn de vooroverleggen en contactmomenten geweest en wat zijn de vervolgstappen daaruit? Dit maakt dat die procedure van 8+6+6 weken (die niet meer fataal is en dus nog veel langer door kan lopen, zéker bij gebrekkige communicatie) géén black box meer is voor de opdrachtgever. Sprake is van een altijd actuele stand van zaken en duidelijkheid over waarom we 3, 4, 5 maanden nodig hebben tot een onherroepelijke vergunning. Ik vind dat dit ook zorgt voor wederzijds begrip naar elkaar én voor het vergunningtraject wat ons werk zo alleen maar leuker maakt!
Hoe maak ik dan mijn procedureplanningen?
Ik gebruik Procedura hiervoor! Met Procedura ben je vier stappen verwijderd van een reële procedureplanning op maat. Iedere gemeente is opgenomen met haar eigen doorlooptijden. Daarnaast ontvangt mijn opdrachtgever een deellink waarin de procedureplanning ‘live’ te volgen is! Ook door vergunningverleners wordt het gebruik van Procedura op deze manier heel enthousiast ontvangen, zij zien met de link exact op welk moment er aan hun kant werk te verwachten is óf wanneer zij hun interne deeladviezen moeten verwachten.
Naast de genoemde vier stappen is het mogelijk om deze procedureplanning op maat in vier minuten op te stellen. Dat doet geen planningsprogramma Procedura na!
Ben je nieuwsgierig? Kijk op www.procedura.nl en meld je aan!
Neem contact op